اللجان بين المزايا والعيوب
بقلم : عبدالله بن مرضي الزهراني
مما لا شك فيه أن للجان ميزات عديدة ، ولكنها أيضـًا لها عيوب خاصة إذا اتسع النطاق الذي تستخدم فيه هذه اللجان .
واللجنة( Committee ) هي ما يشكل لدراسة موضوعٍ ما أو متابعته وتتكون من شخصين أو أكثر .
واللجان منها ما له طبيعة إدارية ، ولها سلطات اتخاذ القرارات ، ومنها ما له طبيعة استشارية ، تقدم النصح والمشورة والتوصيات فقط .
وهناك لجان أخرى مثل لجان المعلومات وغيرها .
ومن مزايا اللجان ضمان أفضلية القرار الذي ينتج عن طريق المداولات والمشاورات الجماعية ، حيث يجتمع في اللجنة قدرات وخبرات ومعارف متعددة ومختلفة ، وهو ما لا يمكن أن يتوفر لشخص واحد.
توفر اللجنة فرصة لتحقيق التناسق بين الجهود المختلفة بالمؤسسة ، وتضمن التعاون وقت التنفيذ ، فقد تكون هناك بعض العوائق التي تعوق تطبيق الخطط والسياسات ، لكن تشكيل اللجان يجعل التنفيذ سهلاً ويسمح بمشاركة أوسع في اتخاذ القرار وبالتالي تنفيذه .
ورغم ما للجان من مزايا كما تقدم إلاّ أن هناك بعض العيوب ، وعلى رأسها تبديد الوقت والمال ، فقد يصبح عمل اللجان بدون جدوى بسبب تشكيل اللجنة من عدد كبير من الأعضاء يضيع معه وقت اللجنة في مناقشات زائدة عن الحد ، أو بسب اجتماع اللجان بصفة دورية على فترات قصيرة جدًا ؛ لأنها تعمل دون فعالية .
وقد يضيع وقت اللجنة في مناقشة موضوعات ذات أهمية ضئيلة ، أو موضوعات يمكن أن يعالجها شخص واحد بمفرده دون صعوبة تذكر.وقد يكون عدد الموضوعات التي تعرض على اللجنة كبيرًا ، الأمر الذي لا يعطي لهذه الموضوعات حقها من الدراسة المتعمقة من قبل أعضاء اللجنة.
ومن الأسباب الرئيسة لتبديد الوقت ما يثيره بعض الأعضاء من موضوعات ذات أهدافٍ ثانوية ، قد تتضارب أو تتعارض مع الهدف الرئيس وهو الوصول إلى حلٍّ للمشكلة المعروضة ، إلاّ أنه عند ظهور بعض البدائل لحل المشكلة تظهر الرغبة لدى بعض الأعضاء لدعم بديل معين ، وهنا قد يصبح هدف الأعضاء هو مجرد كسب القرار وليس الوصول إلى أفضل الحلول .
ومن أبرز العيوب خطورةً ميل اللجنة إلى حل وسط ، وليس بالضرورة الحل الأفضل ، أي أنه نوعٌ من التسوية .ومع أنه ليست كل الحلول الوسط غير مرغوبة ، إلاّ أن منتصف الطريق ليس بالمكان المناسب للاستراحة فيه دائمـًا .
ومن عيوب اللجنة أيضـًا صعوبة تحديد المسؤولية ، فقد يكون قرار اللجنة ساترًا يخفي خلفه المسؤول الأول . ومنها التأخير وعدم الحسم ، حيث يستغرق اتخاذ القرار من اللجنة وقتـًا طويلاً .
ورغم ما رأينا من مزايا وعيوب اللجان إلاّ أنه بالإمكان ضمان نجاحها إذا حددت مسؤولياتها تحديدًا دقيقــًا ، وحدد حجمها بحيث يكون مناسبـًا للمشكلة المراد عرضها ودراستها ، واختير أعضاؤها اختيارًا جيدًا ، ووضع على رأسها رئيسـًا جيدًا يعرف كيف يخطط لاجتماعات اللجنة التي يرأسها ، ويعد لها جدولاً سليمـًا ، ويعمل على توفير نتائج الدراسات والبحوث لأعضاء اللجنة بدرجة كافية ، ثم يحدد الموضوعات التي يريد مناقشتها ويقود ويوجه الاجتماعات بكفاءة وفعالية .